ضرورت استفاده از ست اداری چیست؟

استفاده از ست اداری برای یک کسب‌و‌کار حرفه‌ای بسیار ضروری است. در این زمینه هیچ تفاوتی میان سازمان‌های بزرگ و کوچک وجود ندارد. در واقع طراحی ست اداری کاری است که دیدگاه حرفه‌ای صاحبان کسب‌وکار را به مشتریان خود نشان می‌دهد. با توجه به هزینه‌های کم و فرآیند سریع طراحی و تولید ست اداری، طبیعی است که نبود آن در یک کسب‌وکار، به‌جز بی‌توجهی به این مقوله مهم دلیل دیگری ندارد. در این نوشته به دلایلی پرداخته شده است ضرورت استفاده از ست اداری را نشان می دهد.

 

بهبود عملکردهای حرفه‌ای

استفاده از ست اداری در درجه اول یک فرآیند ضروری است. فرآیندی که نشان‌دهنده عملکرد مثبت کسب‌وکار در حوزه‌های گوناگون است. از گذشته تا امروز، بروکراسی‌های اداری منجر به روابط متعددی در سطح سازمانی و فراسازمانی شده‌اند. روابطی که به کمک ابزارهای گوناگون، توسعه یافته و مدیریت می‌شوند. یکی از این ابزارها مستندات مکتوب است. از زمان تولد سازمان‌ها به شکل امروزی، مستندات مکتوب اهمیتی بالا در انواع کسب‌وکارها داشته‌اند.

هنوز هم با وجود توسعه سیستم‌های اتوماسیون اداری، ارتباطات با کاغذ از اهمیت بالایی برخوردار هستند. مستندات مکتوب سازمان‌ها در قالب انواع مختلفی از جمله سربرگ، کارت ویزیت، فاکتور، پاکت نامه و… طراحی و تولید می‌شوند. واضح است که اگر این مستندات از طراحی یکسان و هماهنگ برخوردار باشند؛ می‌توانند نقش خود را در نمایش عملکرد حرفه‌ای هر کسب‌وکاری بهبود دهند. به عبارت دیگر باید گفت عدم استفاده از ست اداری در یک سازمان، نشان‌دهنده عملکرد غیرحرفه‌ای و نمودی از بی‌نظمی و کج‌سلیقگی در آن سازمان است.

 

بهبود فرآیندهای کسب‌وکار

هر سازمانی برای انجام وظایف تعریف شده، فرآیندهایی را طراحی و اجرا می‌کند. اگرچه طراحی درست فرآیند بسیار مهم است؛ اما اجرای صحیح آن، آخرین مرحله از دستیابی به موفقیت سازمانی در این زمینه خواهد بود. یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی شکل‌دهنده این فرآیندها در هر کسب‌وکاری، اقلام موجود در ست اداری است. استفاده از یک ست اداری که از استانداردهای مناسب طراحی و تولید بهره برده است؛ می‌تواند در بهبود فرآیندهای کسب‌وکار در مرحله اجرا بسیار موثر باشد.همچنین استفاده از ست اداری با افزایش نظم در ارتباطات سازمانی، پیگیری بهتر امور، ایجاد بایگانی‌های منظم و سنجش صحت ارتباطات سازمانی، امکان نظارت بر فرآیندهای کسب‌وکار را بهبود می‌دهد.

 

توسعه اهداف بازاریابی و روابط عمومی

استفاده از ست اداری تنها برای کاربردهای درون‌سازمانی نیست. بسیاری از اقلام ست اداری از جمله کارت ویزیت برای پیگیری اهدافی در خارج از سازمان تدارک دیده شده‌اند. همچنین سربرگ و پاکت نیز از جمله اقلامی هستند که به دلایل گوناگون کاربردهای برون‌سازمانی بسیار وسیعی دارند. به همین دلیل ساده، این اقلام کاربردهای بسیاری در توسعه اهداف بازاریابی و روابط عمومی خواهند داشت.

با این دیدگاه و آگاهی از مزایای استفاده از ست اداری در حوزه بازاریابی، طبیعی است که چاپ ست اداری با طراحی زیبا، منسجم و مرتبط با حوزه فعالیت‌های سازمان، تا میزان زیادی می‌تواند در بهبود این اهداف موثر باشد.

ارائه کارت ویزیت اختصاصی به مخاطبان، تنظیم قراردادها و پروپوزال‌های مشتریان در سربرگ اختصاصی سازمان، ارسال نامه‌ها در پاکتی که در هماهنگی کامل با سربرگ است و …، از جمله شرایطی است که می‌تواند با بهره گرفتن از هویت بصری سازمان، آگاهی از برند را نزد مخاطبان بهبود دهد.

در نهایت توجه به این موضوع بسیار ضروری است؛ که استفاده از ست اداری باید در هماهنگی کامل با برنامه بازاریابی اصلی سازمان باشد. با این استدلال طراحی یک ست اداری باید بر اساس ویژگی‌های سازمانی کسب‌وکار مدنظر انجام شود. توجه به موضوع فعالیت، رنگ سازمانی، فرهنگ سازمانی، طرح لوگو، مشتریان و شکل طراحی سایر اقلام مرتبط از جمله وب‌سایت، بیلبورد، کاتالوگ، پوستر، تراکت و… از جمله مواردی است که باید مورد توجه قرار گیرد.