اصول نوشتن متن فاکتور | فاکتورنویسی به شکل قانونی و دقیق

چرا نوشتن متن فاکتور مهم است؟ فاکتور سندی است که جزئیات فروش کالا یا ارائه خدمات در آن ثبت می شود. این سند زمانی صادر می شود که فروشنده کالا یا خدماتی را ارائه کرده و خریدار مبلغی را برای دریافت آن خدمات یا کالا پرداخت کرده است. فاکتورها از انواع رسمی و غیررسمی تشکیل شده اند و اصول نوشتن فاکتورها با توجه به نوع آن ها میتواند متفاوت باشد.

در بسیاری از موارد کسب وکارها ترجیح می دهند از فاکتورهای رسمی استفاده کنند؛ بنابراین باید از مراحل نوشتن فاکتور و جزئیات آن آگاه باشید. فاکتورهای رسمی ویژگی های مشخصی دارند که آن ها را از فاکتورهای غیررسمی متمایز می کنند. از شاخصه های فاکتورهای رسمی داشتن قواعد خاص در ارائه اطلاعات، خوانایی و مواردی ازاین دست است.

جدول اصول نوشتن فاکتور رسمی

اصول طراحی فاکتور رسمی

مهم ترین مواردی که در مراحل نوشتن فاکتور باید به آن توجه کنید؛ در سه مورد کلیدی خلاصه می شوند:

• فاکتور از طرف چه کسی صادر شده است؟
• مبلغ بستانکاری چقدر است؟
• مهلت پرداخت تا کی است؟

سایر موارد در فاکتورنویسی در درجه دوم اهمیت قرار دارند. این سه گزینه باید طوری عنوان شوند که از سایر قسمت ها جدا باشند؛ بنابراین در بیشتر مواقع آن ها را با یک فونت متمایز و رنگ متضاد با پس زمینه طراحی می کنند.

در مراحل نوشتن فاکتور حرفه ای، طراحی تمیز و خوانایی از اهمیت زیادی برخوردار هستند. همه اطلاعات مهم و کلیدی معامله در آن درج می شود. طراحی اصولی فاکتور از مهم ترین مواردی است که باید به آن توجه شود. طراحی اصولی فاکتور باعث می شود که اطلاعات معامله به وضوح مشخص باشند و جای ابهامی باقی نماند. برای طراحی یک فاکتور رسمی و قابل استناد و البته خوانا و منظم، به این موارد توجه کنید:

طراحی ساختار فاکتور

قبل از اینکه مراحل نوشتن فاکتور را شروع کنید؛ لازم است قالب فاکتور را مشخص کنید. فاکتورهای رسمی و معتبر معمولا روی یک برگه A4 طراحی می شوند. اطراف فاکتور یک حاشیه استاندارد قرار دارد و برای هر کدام از اطلاعات ضروری، بخش مشخصی تعیین شده است. مثلا برای درج اطلاعات مشتری، اطلاعات معامله، لیست کالا یا خدمات، سربرگ فاکتور و غیره باید فضای مشخصی را در مراحل فاکتورنویسی تعیین کرد. در این موارد می توان از قالب های آماده استفاده کرد یا یک فاکتور اختصاصی طراحی کرد.

قالب فاکتور شامل سرصفحه ها، بخش ها، قالب بندی ها و غیره است. تنها کاری که باید انجام دهید این است که در هر کدام از بخش های مشخص شده، اطلاعات موردنظر را وارد کنید.

یکی از مواردی که در مراحل نوشتن فاکتور حرفه ای باید به آن توجه کنید؛ این است که فاکتور با شغل و حرفه شما همخوانی داشته باشد و ظاهر و ساختار آن هم خوب باشد. به این ترتیب می توانید مطمئن شوید که اطلاعات با نظم بهتری در کنار هم قرار گرفته و ابهامی در معامله باقی نماند.

همچنین درصورتی که از اپلیکیشن های مخصوص برای فاکتورنویسی استفاده می کنید؛ بهتر است فاکتورنویسی را مطابق با برند شرکت خود سفارشی سازی کنید. لوگو، فونت ها و رنگ های برند را مشخص کرده و سپس فاکتور را طراحی کنید. بعد از طراحی قالب فاکتور آن را به عنوان یک الگوی سفارشی ذخیره کرده و بعدا از آن استفاده کنید.

درج نام برند و تجارت

فاکتورها می توانند با کسب وکار شما هماهنگ شده و یک تم و ساختار مشابه داشته باشند. به خصوص اگر کسب وکار شما با اصول طراحی سروکار دارد و مشاغلی مانند طراحی گرافیک، طراحی وب و غیره دارید؛ این اصل اهمیت بیشتری پیدا می کند. همه مشاغل به خصوص مشاغل تازه تاسیس به یک ساختار آماده نیاز دارند. فاکتور شما باید طوری طراحی شود که پارامترهای مختلف مانند فونت، رنگ و لوگو با هم همخوانی داشته و لوگو شرکت نیز با فاکتور مطابقت داشته باشد.

خوانایی فاکتور

مهم ترین موضوعی که در نوشتن فاکتور باید مدنظر بگیرید؛ این است که طرف مقابل بتواند در کوتاه ترین زمان مطالب فاکتور را بررسی کرده و متوجه شود. خوانایی فاکتور از اهمیت زیادی برخوردار است. شما می توانید همواره در بخش ها و ستون های جداگانه، اطلاعات مختلف را وارد کنید. همچنین استفاده از رنگ های مختلف میزان خوانایی فاکتور را بالا می برد.

جایی برای توضیحات اضافه در نظر بگیرید

شاخصه اصلی فاکتورهای رسمی این است که تمام مطالب را بیان کرده و هیچ قسمت گنگی باقی نماند. گاهی لازم است توضیحات بیشتری در خصوص معامله در فاکتور ذکر کنید؛ بنابراین باید بخشی را برای توضیحات اضافی در نظر بگیرید. مشاغلی که کار پیچیده تری دارند معمولا از این ستون ها برای ارائه اطلاعات و توضیحات تکمیلی استفاده می کنند.

مبلغ پرداختی مشتری و تاریخ سررسید

از موارد دیگری که در یک فاکتور رسمی و معتبر درج می شود؛ تاریخ سررسید و مبلغ پرداختی است. این دو مورد به مشتری نشان می دهد که بدهی او چقدر است و برای پرداخت آن چقدر زمان دارد. این اطلاعات اهمیت زیادی دارند و معمولا مشتری باید بتواند در سریع ترین زمان آن ها را متوجه شود.

بنابراین، بهتر است که فونت و رنگ این دو مطلب از سایر مطالب متمایز باشند. همچنین گاهی در مراحل نوشتن فاکتور رسمی این اطلاعات را در بخش های جداگانه فاکتور قرار می دهند تا دید بهتری داشته باشند.

شرایط پرداخت

بیان شرایط پرداخت در مراحل نوشتن فاکتور اهمیت زیادی ندارد و نیازی نیست که به اندازه اطلاعاتی مانند تاریخ سررسید یا مبلغ پرداختی، جلب توجه کنند. اما حتما باید در فاکتور جایی برای بیان این اطلاعات در نظر بگیرید. در این بخش باید روش پرداختی که آن را ترجیح می دهید یا روش هایی که پیش روی مشتری وجود دارد را توضیح دهید.

درصورتی که پرداخت به موقع یا زودتر از موعد مشمول تخفیف است؛ در این قسمت می توانید بیان کنید.

درج شناسه فاکتور

شناسه فاکتور یک کد متشکل از اعداد و حروف است که به کمک آن می توانید فاکتورها را راحت تر پیدا کنید. این شناسه به عنوان ابزاری برای راحت تر پیدا کردن فاکتورها کاربرد دارد. به این صورت که از کدهای حروف یا اعداد در طبقه بندی فاکتورها استفاده کنید. برای مثال اول نام مشتریان را در ابتدای فاکتور قرار داده و کد عددی آن را در ادامه شناسه بنویسید.

نوشتن جزئیات و اطلاعات شرکت

از دیگر مواردی که حتما باید روی فاکتورهای معتبر درج شود؛ اطلاعات مربوط به شرکت است. مواردی مانند نام شرکت، آدرس، اطلاعات تماس و ایمیل از جمله این موارد است. به این ترتیب شما می دانید که مشتری شما با داشتن فاکتور می تواند راه های ارتباطی با شما را هم پیدا کند.

فهرست محصولات و خدمات

هدف اصلی در پروسه مراحل نوشتن فاکتور، مشخص کردن جزئیات معامله است. در این مرحله باید تمام خدمات و محصولاتی ارائه کرده اید به صورت لیست وار داخل فاکتور وارد کنید. به این ترتیب مشتری به سادگی می تواند به تمام اطلاعات دسترسی پیدا کند. شما در اینجا می توانید اطلاعاتی مانند شماره سریال، نام محصول، مقدار و توضیحات مربوط به هر محصول را هم درج کنید. نکته مهم در تنظیم این بخش رعایت سادگی و خوانایی است.

مبلغ سررسید

در انتخاب فهرست کالاها، لازم است که کل مبلغ را هم ذکر کنید. به این ترتیب مشتری می داند که چه مبلغی را باید پرداخت کند. این بخش با فونت پررنگ و به صورت برجسته نوشته می شود. درصورتی که مشتری به خاطر مشغله های زیاد کاری زمان کافی برای بررسی جزئیات هزینه ها نداشت؛ می تواند خیلی زود مبلغ نهایی را خوانده و اقدام به پرداخت کند.

در مراحل نوشتن فاکتور معمولا کافی است که هزینه کالاها را با هم جمع کرده و در انتها مبلغ نهایی را مشخص کنید. درصورتی که متغیرهای دیگری در مبلغ نهایی وجود دارد؛ آن را اضافه کنید. مواردی مانند تخفیف، پیش پرداخت و مالیات در این قسمت اضافه می شوند. درصورتی که قرار است این پارامترها در مبلغ نهایی فاکتور تاثیر داشته باشند؛ یک ردیف دیگر در انتهای بخش مبلغ نهایی اضافه کرده و پارامترهای تخفیف، مالیات یا پیش پرداخت را اضافه کنید و سپس دوباره مبلغ نهایی را محاسبه کنید.

ذکر تاریخ های کلیدی

از دیگر مواردی کلیدی که در مراحل نوشتن فاکتور باید به آن توجه کنید؛ ثبت تاریخ های ضروری است. بدون ثبت تاریخ فاکتور هیچ اعتباری ندارد. سه نوع تاریخ اصلی وجود دارد که می توانید در فاکتور درج کنید:

1. تاریخ تنظیم فاکتور: تاریخ تنظیم فاکتور درواقع زمانی است که شما فاکتور را طراحی و برای مشتری ارسال کرده اید. با داشتن این تاریخ، می توان فاکتور را از زمان صدور پیگیری کرد.
2. تاریخ عرضه فاکتور: تاریخ عرضه به تاریخ انجام معامله اشاره دارد. هر زمان که شما خدماتی برای مشتری انجام داده اید یا کالایی را به دست او رسانده اید؛ تاریخ عرضه فاکتور است. تاریخ عرضه فاکتور برای هر محصول می تواند متفاوت باشد.
3. تاریخ سررسید: آخرین مهلتی که برای پرداخت مبلغ معامله وجود دارد؛ تاریخ سررسید نام دارد. درصورتی که بعد از این مهلت پرداخت انجام شود؛ می توان جریمه یا هزینه تاخیر برای آن درنظر گرفت.

نحوه بررسی اصالت فاکتورهای رسمی

برای اینکه از اصالت و معتبر بودن یک فاکتور رسمی مطمئن شوید؛ لازم است که به چند گزینه توجه کنید:

1. واریزی خریدار را از طریق بانک چک کنید و مطمئن شوید که واریزی انجام شده باشد.
2. اطلاعات هویتی مانند شماره تماس، آدرس، کد ملی و غیره را چک کنید و از درست بودن آن  مطمئن شوید.
3. مطمئن شوید که شرکت طرف معامله در لیست سیاه ارزش های افزوده قرار نداشته باشد.
4. مطمئن شوید که کد اقتصادی و کالای اعلام شده با هم مطابقت داشته باشند. برای این منظور از اطلاعات صفحه تایید سایت ارزش افزوده استفاده کنید.

ویژگی های فاکتورهای مورد تایید

فاکتورهای رسمی ممکن است در ادارات مالیاتی یا سایر ادارات مورداستفاده قرار بگیرند. برای اینکه این فاکتورها از اعتبار برخوردار بوده و قابل استفاده باشند؛ کافی است که در مراحل نوشتن فاکتور، چند ویژگی کلیدی در آن ها رعایت شده باشد:

شماره سریال معتبر

از مهم ترین ویژگی های که یک فاکتور رسمی، داشتن شماره سریال رسمی و معتبر است. این شماره باید در قالب افست یا ملخی و به رنگ قرمز درج شود. شماره سریال معمولا برجسته بوده و در گوشه بالای سمت راست فاکتور درج می شود. درصورتی که شماره سریال به صورت دستی و به شکلی به جز موارد عنوان شده درج شود؛ فاقد اعتبار است.

ثبت اطلاعات دقیق خریدار و فروشنده

در مراحل نوشتن فاکتورهای رسمی باید تمام اطلاعات کلیدی به صورت دقیق و قابل استناد درج شوند. مواردی مانند کد اقتصادی، شناسه و کد ملی، شماره های تماس، شماره ثبت، آدرس و کد پستی و سایر اطلاعات طرفین معامله باید در فاکتور درج شود.

مدل کاغذ استاندارد

کاغذ فاکتور باید از انواع کاغذهای 80 گرمی برای پرینتر و کاغذهای 60 گرمی برای فاکتورهای دست نویس باشد. اندازه این کاغذها هم در انواع A4  یا  A5است. فاکتورها به نسبت حجم اطلاعات می توانند در یک یا چند صفحه تنظیم شوند.

مالیات و عوارض

کالاها و خدماتی که ارائه می شوند؛ به صورت دقیق درج شده و قیمت تک و کلی در فاکتور وارد می شود. مواردی مانند تخفیف، مالیات بر ارزش افزوده و عوارض بر ارزش افزوده و سایر پارامترهایی که در قیمت نهایی موثر هستند هم در فاکتور ذکر شده و محاسبه می شوند. درنهایت آخرین رقمی که مشتری ملزم به پرداخت آن است؛ در فاکتور درج می شود.

دارای امضا و مهر

فاکتورهای رسمی بدون مهر و امضا فاقد ارزش و اعتبار هستند. همچنین اگر قسمت مهر و امضا خط خوردگی داشته باشد؛ فاکتور اعتبار خود را از دست می دهد.

بیشتر بخوانید:

انواع مختلف فاکتورها

اهمیت پیش فاکتور برای مشتریان و ارائه دهنده خدمات

فاکتور فروش چیست؟

چرا فاکتور باید سربرگ داشته باشد؟

نکات خلاصه و کلیدی درباره اهمیت و اجزای فاکتور

چرا نوشتن فاکتور مهم است؟

• مدرک قانونی: فاکتور مدرکی رسمی برای اثبات انجام معامله است.
• محاسبه مالیات: برای محاسبه مالیات و سایر هزینه‌های قانونی مورد نیاز است.
• پیگیری مطالبات: به عنوان سندی برای پیگیری مطالبات و حل اختلافات استفاده می‌شود.
• مدیریت مالی: به سازماندهی و مدیریت بهتر امور مالی کسب‌وکار کمک می‌کند.
• افزایش اعتماد مشتری: نشان‌دهنده حرفه‌ای‌گری و قابل اعتماد بودن کسب‌وکار است.

اجزای ضروری یک فاکتور رسمی:

• سربرگ: شامل اطلاعات شناسایی شرکت مانند نام، لوگو، آدرس و اطلاعات تماس.
• اطلاعات مشتری: شامل نام، آدرس و اطلاعات تماس مشتری.
• شماره فاکتور: یک کد منحصر به فرد برای شناسایی هر فاکتور.
• تاریخ صدور: تاریخ دقیق صدور فاکتور.
• تاریخ سررسید: آخرین مهلت پرداخت.
• فهرست کالاها یا خدمات: لیست دقیق محصولات یا خدماتی که ارائه شده‌اند.
• مبلغ کل: مجموع قیمت تمام کالاها یا خدمات.
• شرایط پرداخت: روش‌های پرداخت پذیرفته شده، تخفیفات و تاریخ سررسید.
• توضیحات اضافی: هرگونه توضیحات تکمیلی درباره معامله.
• امضا و مهر: امضای شخص مجاز و مهر شرکت برای تأیید صحت فاکتور.

نکات مهم در طراحی فاکتور:

• خوانایی: استفاده از فونت‌های خوانا و چیدمان منظم.
• یکپارچگی با هویت برند: استفاده از رنگ‌ها، فونت‌ها و لوگوی شرکت.
• دقت در محاسبات: اطمینان از صحت محاسبات مبلغ کل.
• ذخیره نسخه پشتیبان: نگهداری نسخه‌های پشتیبان از فاکتورها.

مزایای استفاده از فاکتور رسمی:

• اعتبار قانونی: در دادگاه قابل پذیرش است.
• مدیریت مالی بهتر: کمک به سازماندهی امور مالی.
• افزایش اعتماد مشتریان: نشان‌دهنده حرفه‌ای بودن کسب‌وکار.
• کاهش اختلافات: مدرکی معتبر برای حل اختلافات.