چاپ آقا
فاکتورها اسنادی هستند که برای اثبات انجام یک معامله بین فروشنده و خریدار، صادر می شوند. این اسناد شامل اطلاعات مهمی از جمله جزئیات معامله، مشخصات طرفین معامله، مهر و امضا، تاریخ های مهم، جزئیات مالی، شناسه های قابل پیگیری و غیره هستند.
فاکتورها به انواع رسمی و غیررسمی، سربرگ دار و بدون سربرگ و انواع فاکتورها از نظر چاپ و غیره تقسیم می شوند. کسب وکارهای مختلف از فاکتورها به عنوان مرجعی از اطلاعات مالی، ارائه سند به اداره مالیات، استفاده به عنوان کارت گارانتی کالا و غیره استفاده می کنند. طراحی و چاپ فاکتور مستلزم رعایت برخی از اصول و قواعد کلیدی است که باید از آن آگاه باشید.
فاکتور چیست؟
فاکتور یک برگه تجاری است که هر خرید و معامله ای بین طرفین انجام شود؛ در آن ثبت می شود. این برگه برای فروشنده در مواقع فروش محصول و برای خریدار در ازای پرداخت وجه صادر می شود. در هر فاکتور اطلاعات مهمی در خصوص ماهیت کالا، تعداد، قیمت، تاریخ معامله، امضا طرفین و غیره ثبت شده است.
فاکتورها می توانند چاپی یا آنلاین باشند. انواع فاکتور رسمی اعتبار قانونی نیز دارند و می توانند به عنوان یک سند در مراجع قضایی از آن ها استفاده کرد.
چه مواردی در فاکتور درج می شود؟
همه فاکتورها با هم یکسان نیستند. اما برخی موارد در تمام فاکتورها تکرار می شوند:
- مشخصات خریدار و فروشنده
- مهر و امضا خریدار و فروشنده
- تاریخ معامله
- شماره ثبت فاکتور
- تعداد اجناس مورد معامله
- قیمت واحد و قیمت کل
- توضیحات تکمیلی مانند اطلاعات گارانتی، نحوه پرداخت، توافقات و تخفیفات و غیره
- شناسه خدمات
- شناسه یکتا
معرفی انواع فاکتور
فاکتورها به نسبت میزان رسمیت، طراحی، نوع چاپ و غیره به انواع مختلف تقسیم می شوند.
انواع فاکتورها از نظر رسمیت
در این دسته بندی فاکتورها به دو نوع فاکتور رسمی و فاکتور غیررسمی تقسیم می شوند. فاکتورهای رسمی برای مشاغلی صادر می شوند که فعل وانفعالات مالی آن ها توسط سازمان مالیات نیز بررسی می شود. در این موارد خریدار و فروشنده هر کدام یک نسخه از فاکتور را دریافت می کنند و یک نسخه دیگر هم برای اداره مالیات و یا دارایی ارسال می شود.
در فاکتورهای رسمی اطلاعاتی مانند جزئیات کسب وکار، شرح معامله، توضیحات تکمیلی، امضا خریدار و فروشنده و غیره ثبت می شود. این فاکتورها طوری طراحی می شوند که بتوان به سادگی در امور حسابداری از آن ها استفاده کرد.
درمقابل فاکتورهای غیررسمی وجود دارند. این فاکتورها کارکرد قضایی ندارند و قابل استناد نیستند. بلکه یک رونوشت و یادآوری از جزئیات معامله را در خود دارند. این فاکتورها تنها در اختیار طرفین معامله قرار می گیرد و در ادارات مالی قابل استفاده نیستند. مشاغل و کسب وکارهای کوچک مانند مغازه ها عموما از این نوع فاکتور استفاده می کنند.
انواع فاکتورها از نظر نوع طراحی
در کسب وکارها دو نوع فاکتور سربرگ دار و بدون سربرگ وجود دارد. تفاوت اصلی در طراحی آن ها است. فاکتورهای بدون سربرگ دارای طراحی عمومی هستند و هر کس می تواند مشابه آن ها را تهیه کند.
درمقابل فاکتورهای سربرگ دار، فاکتورهایی هستند که به طور اختصاصی برای آن شغل طراحی شده اند.
انواع فاکتورها از نظر نوع چاپ
در خصوص مقوله چاپ، جزئیات زیادی وجود دارد که باید به آن ها توجه کنید. مواردی مانند جنس کاغذ، تعداد برگه ها، سایز کاغذ، کاربن دار یا کاربن لس بودن فاکتور، رنگ فاکتور و غیره در این مقوله بررسی می شوند. فاکتورهای رسمی معمولا 3 برگی هستند و فاکتورهای غیررسمی به طور 2 برگی طراحی می شوند.
از نظر رنگ فاکتورها شامل انواع سفید و مشکی، چاپ دورنگ و چاپ چهاررنگ شامل مشکی، قرمز، زرد و آبی هستند.
همچنین در تدوین فاکتور، گاهی برگه های کاربن زیر صفحات فاکتور قرار می گیرد تا موقع نوشتن، اطلاعات فاکتور به برگه های زیرین منتقل شوند. به این ترتیب تنها کافی است که اطلاعات فاکتور روی یک برگه نوشته شود و به وسیله کاربن ها، به برگه های زیرین منتقل شود.
انواع فاکتورهای از نظر شماره
از دیگر خصوصیات فاکتور های رسمی، وجود شماره روی آن ها است. شماره فاکتورها با دستگاه های مخصوص روی آن ها هک می شود. این شماره برای هر فاکتور منحصر به فرد است و دو فاکتور شماره یکسان ندارند. شماره های روی فاکتور به رنگ قرمز هستند و معمولا حالت برجسته دارند. به این ترتیب فاکتورها برای ممیز مالیاتی و غیره قابل استفاده هستند. فاکتورهایی که فاقد شماره هستند یا شماره آن ها به صورت دستی وارد شده است؛ در ادارات مالیاتی قابل استناد نیستند.
انواع فاکتورهای از نظر سایز و جنس
به نسبت سایز، عموما فاکتورها شامل برگه های A4 و A5هستند. در طراحی فاکتورهای رسمی، افراد مجاز هستند که از این دو سایز کاغذ استفاده کنند. البته بهترین سایز برای فاکتور رسمی، اندازهA4 است. در این سایز فاکتورهای رسمی به سادگی تمام اطلاعات ضروری را در بر می گیرند.
در مقابل در طراحی و چاپ فاکتورهای غیررسمی، محدودیتی در انتخاب سایز برگه وجود ندارد. این فاکتورها تنها برای اطلاعات خریدار و فروشنده چاپ می شوند و شما می توانید از هر سایز کاغذ برای نوشتن آن ها استفاده کنید.
همچنین فاکتورها از نظر جنس و گرماژ برگه هم یکسان نیستند. بهترین گزینه برای چاپ فاکتور، برگه های 80 گرمی است. این کاغذ برای چاپ با پرینتر هماهنگ است. خروجی چاپ این فاکتورها با پرینتر بسیار خوب است.
اولویت بعدی؛ استفاده از کاغذ های کاربن لس 55 گرمی است. در مواردی که قرار است فاکتورها به صورت دستی پر شوند؛ این گرماژ کاغذ مناسب است.
منظور از فاکتور صوری چیست؟
فاکتور صوری یک فاکتور مشابه فاکتور اصلی با اطلاعات تغییریافته است. این فاکتور عموما برای استفاده غیرقانونی طراحی می شود و هدف اصلی آن، کاهش کلی هزینه ها است. برخی از کسب وکارها برای اینکه بتوانند از پرداخت مالیات فرار کنند؛ فاکتورهای سوری را تنظیم می کنند.
فرق فاکتور و پیش فاکتور چیست؟
فاکتور رسیدی است که بعد از انجام معامله صادر می شود و تمام اطلاعات معامله شامل اطلاعات طرفین معامله، جزئیات مالی و مالیاتی و زمانی معامله و غیره در آن درج می شود. این برگه نشان دهنده فروش کالا توسط فروشنده و پرداخت هزینه توسط خریدار است.
اما پیش فاکتور تنها یک قبض ساده است که برای اطلاع رسانی اولیه در خصوص معامله صادر می شود. این برگه پیش از نهایی شدن فروش برای خریدار ارسال می شود. پیش فاکتور عموما شامل اطلاعات معامله از جمله شرح کالاها، موعد احتمالی تحویل، میزان کمیسیون، میزان مالیات، هزینه های جانبی مانند هزینه حمل ونقل، تخفیف و غیره است.
درحال حاضر رایج ترین کاربرد پیش فاکتور، برای مقایسه بین چند فروشنده است. به عبارتی خریدار از چند فروشنده، پیش فاکتور دریافت می کند تا جزئیات معامله را با هم مقایسه کرده و در نهایت بتواند فروشنده مورد نظرش را انتخاب کند. پیش فاکتورها هزینه ای برای خریدار در بر ندارند. همچنین این اسناد دارای تاریخ محدود هستند و بعد از سرآمدن موعد، فاقد اعتبار هستند.
تفاوت فاکتور و رسید چیست؟
فاکتور و رسید هر دو در موقع معامله صادر می شوند. با این تفاوت که در مراحل نهایی معامله، فاکتور تنظیم شده و پیش از پرداخت هزینه صادر می شود. فاکتور در برگیرنده تمام اطلاعات مهم معامله از جمله شرح کالا، اطلاعات طرفین معامله، تاریخ، شماره سریال و غیره است.
درمقابل رسید، برگه ای است که بلافاصله بعد از پرداخت هزینه توسط خریدار، صادر می شود. این برگه موفق بودن تراکنش مالی را اثبات می کند. فاکتورها جز اسناد قابل استناد هستند و درصورتی که به صورت رسمی صادر شوند؛ در دعاوی قضایی کاربرد دارند. در مقابل رسید، کاربرد قضایی نداشته و قابل استناد نیست.
صدور فاکتور برای چه کسب وکارهایی ضروری است؟
فاکتور علاوه بر تمام کاربردهایی که دارد؛ می تواند به عنوان یک ابزار سریع و جامع برای مدیریت هزینه ها استفاده شود. معمولا کسب وکارهایی که بخش حسابداری مجزا ندارند؛ برای نظم دادن به هزینه ها و بررسی هزینه های خرد و کلان خود به فاکتورها مراجعه می کنند. در این کسب وکارها، صدور فاکتورها ضروری است. مشاغلی مانند فروشگاه ها، رستوران ها، ارائه دهندگان خدمات و غیره از فاکتور به عنوان ابزاری برای بررسی هزینه ها استفاده می کنند.
به جز موارد عنوان شده، کسب وکارهای آنلاین هم برای مدیریت هزینه ها و شرح ریز هزینه ها از فاکتور استفاده می کنند. همچنین بیشتر کسب وکارهایی که به صورت حضوری خدمات و کالا ارائه می دهند؛ از فاکتور به عنوان سندی برای انجام معامله استفاده کرده و آن را به خریدار ارائه می دهند.
کاربرد و مزایای استفاده از فاکتور
فاکتورها از جهات مختلف برای کسب وکارها مفید هستند. از مهم ترین کاربردها و مزایای صدور فاکتور عبارت اند از:
- ثبت اطلاعات معامله: از اصلی ترین کاربردهای فاکتور در کسب وکارهای کوچک و بزرگ، ایجاد یک تاریخچه از معامله و خرید و فروش های انجام شده است. طرفین معامله با مراجعه به فاکتور می توانند جزئیات معامله را بررسی کنند.
- سندی برای مشاغل حرفه ای: صدور فاکتور به کسب وکار شما اعتبار می بخشد و ترتیبی می دهد تا مشتری تجربه خرید بهتری داشته باشد.
- قابل استناد بودن: از مهم ترین کاربردهای فاکتورها این است که این اسناد قابل پیگیری هستند. درصورتی که هرگونه مشکل و دعوی قضایی رخ بدهد؛ طرفین معامله می توانند از فاکتورها برای پیگیری های قضایی کمک بگیرند.
- اعتمادسازی: با صدور فاکتور، خریدار یک سند در ازای هزینه ای که پرداخت کرده است؛ دارد. به این ترتیب او می داند که فروشنده مسئولیت معامله را برعهده گرفته و در صورت بروز هر مشکلی، به آن رسیدگی می کند.
اصول طراحی یک فاکتور حرفه ای
در طراحی فاکتور لازم است که بخشی برای ثبت تمام اطلاعات ضروری در نظر گرفته شود. از جمله مهم ترین مواردی که در فاکتورها ثبت می شوند؛ عبارت اند از:
- مشخصات خریدار و فروشنده
- تاریخ معامله
- شماره ثبت
- شرح کالا
- تعداد کالا
- قیمت واحد کالا و قیمت تمام شده
- هزینه های معامله از جمله هزینه حمل ونقل، مالیات و غیره
برای اینکه فاکتور قالب بندی مناسبی داشته باشد؛ بهتر است که اطلاعات به صورت زیر در فاکتور وارد شوند:
- اطلاعات کسب وکار در بالای فاکتور ذکر شوند
- در زیر اطلاعات کسب وکار، اطلاعات مشتری ذکر می شود.
- در کنار جزئیات صورت حساب مشتری، شماره فاکتور، تاریخ صدور و موعد پرداخت را عنوان کنید.
- لیست خدمات و کالاهای ارائه شده به تفصیل شرح داده شوند. اطلاعات شامل هزینه، تعداد کالا، زمان تحویل و غیره باشد. در نهایت مبلغ نهایی را درج کنید.
- در پایین فاکتور نیز اطلاعات موردنظر فروشنده درج می شود. اطلاعاتی مانند خدمات پس از فروش و توضیحات تکمیلی در این قسمت مشخص می شوند.
چاپ آقا، بهترین مجموعه طراحی و چاپ انواع فاکتورها
چاپ فاکتور یک پروسه تخصصی است. همواره افراد با تسلط به جدیدترین قواعد و استانداردهای موجود، اقدام به چاپ فاکتور می کنند. فاکتورها انواع مختلفی دارند. در هر کدام از این فاکتورها جزئیاتی مانند تعداد برگه های فاکتور، نوع و گرماژ کاغذ، نحوه صحافی و طراحی فاکتور و غیره متفاوت است. یک مجموعه چاپ با تسلط بر این موارد همواره بهترین فاکتور را برای کسب وکار شما طراحی می کند.
با مراجعه به مجموعه چاپ آقا می توانید از کادر مجهز و ماهر این مجموعه برای چاپ بهترین فاکتورها استفاده کنید. فاکتورهای چاپ شده توسط این مجموعه همواره مطابق تمام استانداردها و با بهترین متد طراحی و چاپ می شوند.
سخن پایانی
فاکتورها اسنادی هستند که تمام اطلاعات معامله در آن ها درج می شود. با صدور یک فاکتور طرفین معامله می دانند که معامله با چه جزئیاتی انجام شده است. فاکتورها از انواع مختلفی مانند فاکتور رسمی یا غیررسمی، فاکتورهای سربرگ دار یا بدون سربرگ، فاکتورهای مختلف از نظر چاپ یا جنس کاغذ و غیره تشکیل شده اند. هر کسب وکار با صدور فاکتور از جهات مختلف از مزایا آن بهر مند می شود.
فاکتورها باعث اعتبار بخشیدن به کسب وکار شما شده و به جلب اعتماد مشتری کمک می کند. ازاین گذشته با صدور فاکتور طرفین معامله یک سند قابل استناد برای دعاوی قضایی احتمالی خود دارند.
بیشتر بخوانید:
انواع سررسید برای کسب و کارهای مختلف
نظر خود را با دیگران به اشتراک بگذارید!