چاپ آقا
در طراحی و چاپ فاکتور فرد می تواند از قالب های آماده استفاده کند یا اینکه طراحی فاکتور را به صورت اختصاصی انجام دهد. برای طراحی فاکتور شما به یک کامپیوتر و یک چاپگر نیاز دارید. شما برای طراحی یک فاکتور باید بخش های مختلف را در نظر گرفته و با اضافه کردن برخی موارد مانند لوگو، اطلاعات تماس، نام شرکت و غیره آن را سفارشی کنید. برای طراحی فاکتور می توانید از هر کدام از برنامه های ورد یا اکسل استفاده کنید.
نکته مهمی که در طراحی فاکتور باید به آن توجه کنید این است که اداره دارایی شماره زنی دستی را تایید نمی کند. برای اینکه فاکتورهای شما دارای سندیت و اعتبار باشند؛ بهتر است که از دستگاه های ملخی و روش افست استفاده کنید. این شماره سریال ها به رنگ قرمز و به صورت برجسته مشخص می شوند. تنها دراین صورت است که اداره دارایی می تواند این فاکتورها را پیگیری کند. برای طراحی یک فاکتور باید به پارامترهای زیر توجه داشته باشید:
1.اندازه و ابعاد فاکتور
از مهم ترین مواردی که باید در طراحی فاکتور به آن توجه کنید؛ ابعاد فاکتور است. ابعاد فاکتور می تواند به صورت مستطیل یا مربع باشد. برای فاکتورهای رسمی اصولا یک اندازه ثابت و استاندارد وجود دارد. مثلا اکثر فاکتورهای رسمی ابعاد A4 دارند. برای طراحی فاکتورهای غیررسمی هم از سایز های B4 و B5 استفاده می شود. فاکتورها می توانند به صورت افقی یا عمودی طراحی شوند.
2.انتخاب رنگ مناسب
رنگ ها در طراحی فاکتور اهمیت زیادی دارند. با طراحی رنگ می توانید جذابیت بصری فاکتور را بالا ببرید و همچنین روند نگهداری و خوانایی فاکتور را تسهیل کنید. رایج ترین رنگ ها در چاپ فاکتور آبی، صورتی، سبز و زرد و سفید است. معمولا فاکتورهایی سفید رنگ، به خریدار ارائه می شوند. کاغذهای رنگی وزن کمتر و کیفیت پایین تری هم دارند؛ برای فروشنده نگهداری می شوند.
3.درج نام و لوگو برند
اگر قصد داشته باشید یک فاکتور اختصاصی برای کسب وکارتان داشته باشید؛ لوگو کسب وکارتان روی فاکتور ثبت می شود.
4.انتخاب کاغذ استاندارد چاپ فاکتور
از موارد مهم دیگری که در طراحی فاکتور باید به آن توجه شود؛ نوع کاغذ است. رایج ترین کاغذها برای طراحی فاکتور معمولا الوان ایرانی یا اندونزی است. این کاغذها از انواع کاربن دار یا بدون کاربن تشکیل شده اند. درصورتی که فاکتور تک برگ یا دارای سربرگ انتخاب می کنید؛ انواع بدون کاربن مناسب تر هستند. اما برای انواع فاکتورهای 2 برگ تا 4 برگ، انواع کاغذهای کاربن دار یا بدون کاربن به صورت ترکیبی، استفاده می شوند.
5.صحافی فاکتور
در پروسه صحافی فاکتورها، برگه های فاکتور شماره گذاری شده و به ترتیب روی هم قرار می گیرند. در این پروسه شماره فاکتورها روی آن ها درج می شود و این کار به صورت معمولی یا برجسته انجام می شود.
6.نوع چاپ
فاکتورها معمولا به صورت افست یا دیجیتال چاپ می شوند. روش چاپ به نوع کاغذی مورداستفاده در طراحی فاکتور بستگی دارد. برای مثال در طراحی با کاغذهای 80 گرمی معمولا از چاپ افست استفاده می کنند. اما برای چاپ روی کاغذهای کیفیت پایین تر از چاپ دیجیتال استفاده می کنند.
7.نرم افزار طراحی فاکتور
برای طراحی و صدور فاکتور، نرم افزارهای متعددی وجود دارند که به کمک آن ها طراحی فاکتور منظم تر و ساده تر خواهند بود.
8.هماهنگی با سیستم حسابداری
در مواردی که اطلاعات درج شده روی فاکتورها باید در دفاتر حسابداری درج شوند؛ بسیار مهم است که اطلاعات مطابق سیستم حسابداری وارد فاکتور شوند.
9.اطلاعات تکمیلی
در نهایت به درخواست مشتری، اطلاعات دیگری مانند شماره سریال، سرچسب پرفراژ و سایر اطلاعات روی فاکتور ثبت می شوند.
ضرورت طراحی و چاپ فاکتور چیست؟
فاکتور سندی است که اطلاعات کلیدی مانند اقلام مورد معامله، تعداد اجناس، قیمت آن ها و سایر شرایط در آن قید می شود. این رسید عموما توسط فروشنده صادر می شود و خریدار می تواند از آن به عنوان رسیدی برای پرداخت هزینه معامله استفاده کند. این رسید به عنوان یک سند قابل استناد توسط هر کدام از طرفین معامله قابل استفاده است.
صدور فاکتور اهمیت زیادی در کسب وکار دارد. با طراحی و چاپ فاکتور همواره وجهه کسب وکارتان را تثبیت می کنید و نشان می دهید که کارتان نظم و اصول خودش را دارد. همچنین از اصلی ترین کاربردهای فاکتور این است که به عنوان یک تاریخچه از معاملات انجام شده کاربرد دارد و جزئیات معاملات را در خود نگه می دارد.
فاکتورهای رسمی، قابل پیگیری هستند و در صورتی که مشکلی برای هر کدام از طرفین ایجاد شود؛ می توان از فاکتور به عنوان یک سند قابل پیگیری استفاده کند. فاکتورها انواع مختلفی دارند که برخی از رایج ترین آن ها عبارت اند از:
- فاکتور رسمی و غیررسمی
- فاکتور چاپی یا آنلاین
- فاکتور سربرگ دار یا بدون سربرگ
- فاکتور کاربن دار یا بدون کاربن
- فاکتور قبضی
مشخصات روی فاکتورها
هر فاکتور دارای بخش های مختلفی است. هر کدام از بخش های فاکتور جایگاه مخصوص به خودشان را دارند. برای اینکه یک فاکتور به رسمیت شناخته شود؛ لازم است که در نهایت به امضا طرفین برسد. یک فاکتور استاندارد از این اجزا تشکیل شده است:
- مشخصات خریدار و فروشنده: از مهم ترین اجزای یک فاکتور، بخشی است که در آن اطلاعات دقیق خریدار و فروشنده درج می شود. این اطلاعات معمولا از نام، کد اقتصادی، شماره ثبت، شماره تلفن، آدرس و غیره تشکیل شده است.
- امضای فروشنده و خریدار: امضا آخرین و مهم ترین بخش یک فاکتور است. با امضا یک فاکتور رسمیت پیدا می کند. هر فاکتور محل به خصوصی برای امضا یا مهر فروشنده و خریدار دارد.
- تاریخ: در بالاترین قسمت یک فاکتور، محلی برای درج تاریخ طراحی شده است. تاریخ در فاکتور باید به صورت دقیق درج شود.
- شماره سریال: در گوشه بالا و سمت چپ فاکتور، یک قسمت برای درج شماره سریال در نظر گرفته شده است که معمولا به رنگ قرمز می باشد.
- اطلاعات کالا: بزرگ ترین بخش فاکتور، محلی است که در آن اطلاعات کالا درج می شود. در این بخش معمولا شرح کالا، تعداد، کالا، قیمت واحد و غیره شرح داده می شود.
تفاوت طراحی فاکتور رسمی و غیر رسمی
فاکتورهای رسمی، آن دسته از فاکتورهایی هستند که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم می شوند. این فاکتورها قابل پیگیری قانونی بوده و سندیت قانونی دارند. در بیشتر فاکتورهای رسمی یک شماره قرمز برجسته هک می شود که این کد برای پیگیری های قانونی استفاده می شود.
این فاکتورها در دو نسخه برای خریدار و فروشنده چاپ می شوند. همچنین یک نسخه سوم هم از این فاکتورها صادر شده و برای اداره مالیات ارسال می شود. درصورت عدم ارسال نسخه سوم، کسب وکار شما مشمول جریمه خواهد بود.
در فاکتورهای رسمی معمولا موارد زیر مدنظر قرار می گیرند:
- در چاپ این فاکتورها از برگه های A4 و A5 استفاده می شود.
- وجود هر نوع خط خوردگی باعث ابطال فاکتور است.
- شماره سریال فاکتور باید به صورت برجسته و به رنگ قرمز در سمت چپ بالای فاکتور درج شود. این شماره سریال ها توسط ممیزی های اداره دارایی کنترل می شوند
- همه شرایط معامله از اطلاعات مربوط به کالا و خدمات تا قیمت و غیره در فاکتور درج می شود.
- فاکتوری که برای اداره مالیات ارسال می شود؛ باید با نسخه اصلی تطابق داشته باشد.
- حتما اطلاعات مربوط به مالیات بر ارزش افزوده و معافیت های مالی را در فاکتور درج کنید.
- حتما در این فاکتورها اطلاعات حقوقی و حقیقی طرفین معامله مانند کد ملی، کد اقتصادی، آدرس و غیره ثبت شود.
در مقابل در فاکتورهای غیررسمی، تنها اطلاعات معامله در آن درج شده و تحویل خریدار می شود. این فاکتور قابل استناد نیست و برای پیگیری های قضایی کاربرد ندارد؛ بنابراین از این فاکتورها نمی توان برای سازمان های مالیاتی یا دارایی استفاده کنید. این فاکتورها هم معمولا در دو نسخه و برای خریدار و فروشنده صادر می شوند. در برخی از کسب وکارها فاکتورهای غیررسمی به عنوان برگه گارانتی شناخته شده و امکان مرجوع کردن کالا را ایجاد می کنند.
تفاوت طراحی فاکتور سربرگ دار و بدون سربرگ
فاکتور سربرگ دار به فاکتوری گفته می شود که در سربرگ های بالایی و پایینی، اطلاعات مربوط به کسب وکار درج شده است. این فاکتورها به صورت اختصاصی برای هر کسب وکار طراحی و چاپ می شوند. تفاوت این فاکتورها با فاکتورهای بدون سربرگ، طراحی اختصاصی آن ها است. فاکتورهای بدون سربرگ درواقع فاکتورهای عمومی هستند که هر کسب و کاری می تواند از آن ها استفاده کند و طراحی اختصاصی ندارند. درواقع در همین دسته بندی می توانید به میزان اهمیت طراحی فاکتورها پی ببرید.
طراحی و چاپ فاکتور هایی خاص و جذاب در چاپ آقا!
طراحی فاکتور معمولا پروسه حساس و سختی است. در این طراحی لازم است که به جزئیات و قواعد مخصوص توجه داشته باشید تا بتوانید فاکتورهای معتبر و قابل استناد طراحی کنید. فاکتورها علاوه بر کاربردهای قضایی، کاربردهای دیگری هم دارند. فاکتورها به عنوان یک رسید خرید به مشتری ارائه می شوند تا مشتری در ازای هزینه ای که پرداخت می کند؛ یک رسید داشته باشد. همچنین در برخی از کسب وکارها این فاکتورها حکم سند گارانتی را دارند.
فاکتور دارای بخش ها و قسمت های مختلفی است. برای اینکه بهترین فاکتور را برای کسب وکارتان داشته باشید؛ می توانید از خدمات تخصصی چاپ آقا بهره ببرید. این تیم به کمک جدیدترین قواعد و با استفاده از مهارت هایی که دارند؛ همواره در طراحی فاکتورها بهترین عملکرد را دارند.
انواع فاکتورها و کاربردهای آن ها
نظر خود را با دیگران به اشتراک بگذارید!